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Réservation au restaurant : confirmer et éviter les no-shows
Prompts pour les messages de confirmation, de rappel et d'annulation, les conditions de réservation des groupes et la relance après une table non honorée.
Mis à jour le
Une table réservée qui ne vient pas, c'est des couverts perdus et parfois des clients refusés à la porte. Des messages clairs à chaque étape (confirmation, rappel, annulation facile) réduisent ce risque : le client qui ne peut plus venir prévient plus volontiers quand on lui a donné un moyen simple de le faire. Un assistant écrit ces messages une fois pour toutes ; vous les enregistrez dans votre outil de réservation ou dans les notes du téléphone de la salle.
La série de messages de réservation
Tu rédiges les messages de réservation du restaurant [nom], [ville].
Informations : adresse [adresse], téléphone [numéro], horaires des services [midi / soir], durée de garde de la table en cas de retard : [x] minutes.
Ton : [chaleureux et bref / sobre].
Rédige :
1. une confirmation par SMS (160 caractères au plus) : date, heure, nombre de couverts, lien ou numéro pour modifier ou annuler ;
2. la même confirmation par mail, avec en plus l'accès, le stationnement [informations], et la politique de retard ;
3. un rappel la veille par SMS, qui demande de prévenir en cas d'empêchement ;
4. un message de remerciement après une annulation prévenue, qui invite à revenir ;
Contraintes : aucune promotion dans ces messages ; pas de ton culpabilisant ; date écrite avec le jour de la semaine.
Ajoute les variables entre accolades ({prénom}, {date}, {heure}, {couverts}) pour mon outil de réservation.
À vérifier : la cohérence avec ce que votre outil sait réellement envoyer (longueur, variables disponibles), la politique de retard (la même dans les messages, sur le site et au téléphone), et le jour de la semaine associé aux dates d'exemple.
Après une table non honorée
Le message après un no-show doit rester courtois : vous ne savez pas ce qui s'est passé.
Le client {prénom} avait réservé pour {couverts} personnes le {date} à {heure} et n'est pas venu, sans prévenir.
Rédige un SMS de 200 caractères au plus qui : constate sans reproche, rappelle qu'on peut annuler simplement par [moyen], et dit que nous serons heureux de l'accueillir une autre fois.
Propose une deuxième version, plus ferme, pour un client qui n'en est pas à sa première absence : elle annonce que nous demanderons désormais [une confirmation la veille / des arrhes pour les tables de plus de x personnes].
Ne promettez dans la version ferme qu'une mesure que vous appliquez réellement à tout le monde.
Les réservations de groupe et les soirées
Pour les groupes, les menus de fête ou les privatisations, beaucoup de restaurants demandent un versement à la réservation. Les mots comptent. La fiche de service-public sur les arrhes et l'acompte (vérifiée le 05/08/2025) le résume ainsi :
| Versement | Si le client annule | Si le restaurant annule |
|---|---|---|
| Arrhes | Le client les perd, sauf si le contrat prévoit leur restitution | Le professionnel rembourse le double |
| Acompte | Le professionnel peut exiger le solde ; l'acompte n'est pas récupérable sauf droit de rétractation prévu | Le professionnel rembourse et peut devoir des dommages et intérêts |
| Rien de précisé | Les sommes versées d'avance sont présumées être des arrhes |
Rédige les conditions de réservation pour les groupes de plus de [x] personnes de notre restaurant :
- versement demandé : [montant ou pourcentage], qualifié d'[arrhes / acompte] ;
- date limite pour confirmer le nombre de convives : [x] jours avant ;
- ce qui se passe en cas d'annulation par le client, selon la date ;
- ce qui se passe si c'est nous qui annulons.
Texte de 150 mots au plus, clair pour un particulier, sans jargon.
Rédige aussi le mail d'envoi des conditions avec le devis.
À vérifier : que le mot choisi (arrhes ou acompte) correspond à ce que vous voulez réellement, et que les conditions sont identiques sur le devis, le mail et le site. En cas d'enjeu important (privatisation, mariage), faites relire les conditions par votre conseil ou votre fédération.
Ce que vous mettez dans l'assistant, ce qui part chez le client
Pour écrire ces modèles, l'assistant n'a besoin d'aucun nom ni numéro réel : utilisez des variables entre accolades. L'affiche de la CNIL sur l'IA générative recommande d'éviter de partager des informations privées comme un nom ou une adresse ; votre cahier de réservations n'a rien à faire dans une conversation.
Côté envoi, gardez vos messages de réservation purement informatifs. Si vous souhaitez aussi envoyer des offres à vos clients, la CNIL précise qu'un message commercial électronique demande le consentement préalable, sauf pour une personne déjà cliente et des services analogues, et qu'il doit toujours permettre de refuser simplement les envois suivants. La page annoncer une soirée traite ces messages-là.
Questions fréquentes
Arrhes ou acompte pour une réservation de groupe ?
Service-public explique que les arrhes permettent à chaque partie de renoncer (le client les perd, le professionnel qui annule rembourse le double), alors que l'acompte engage fermement. Si le contrat ne précise rien, les sommes versées d'avance sont présumées être des arrhes.
Puis-je ajouter une promotion dans le SMS de rappel ?
Mieux vaut séparer les deux. Un rappel de réservation informe ; dès qu'un message fait la promotion d'une offre, les règles de la prospection électronique s'appliquent, avec un moyen simple de refuser les envois suivants.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :