Quel repos minimum entre deux journées de travail ?

Service-public indique au moins 11 heures consécutives entre deux journées de travail, avec des dérogations possibles qui ne descendent jamais sous 9 heures. Pour les 16-18 ans, c'est au moins 12 heures.

L'assistant connaît-il la convention collective des hôtels, cafés, restaurants ?

Il peut en avoir une idée générale, mais rien ne garantit qu'elle soit à jour ni exacte. Vérifiez les règles de durée et de repos sur le texte de la convention (HCR du 30 avril 1997) ou auprès de votre fédération.

Planning d'équipe au restaurant : prompts pour le préparer

Un assistant peut produire en quelques minutes un premier jet de planning pour la salle et la cuisine : il croise vos services, les disponibilités de chacun et les contraintes que vous lui donnez. Il ne remplace ni votre logiciel de planning ni votre connaissance de l'équipe, et il ne connaît pas avec certitude les règles de votre convention collective. Le bon usage : lui faire poser la grille, puis vérifier chaque ligne.

Le prompt du planning de la semaine

Préparez les données sous forme de liste. Désignez les personnes par un prénom ou des initiales.

Tu aides le gérant d'un restaurant à préparer le planning de la semaine du [date] au [date].

Ouverture : [jours d'ouverture], service du midi [heure-heure], service du soir [heure-heure]. Fermeture : [jours].
Besoins par service :
- salle : [nombre] personnes le midi, [nombre] le soir, [nombre] le samedi soir ;
- cuisine : [nombre] le midi, [nombre] le soir ;
- plonge : [nombre].
Équipe :
- [Prénom ou initiales] — [poste] — contrat de [x] h par semaine — indisponible [jours/heures] — [mineur : oui/non]
- [...]
Règles à respecter que je te donne : repos d'au moins 11 heures consécutives entre deux journées pour les adultes, 12 heures pour les 16-18 ans ; [jours de repos hebdomadaires prévus par notre organisation] ; [autres règles de notre convention ou accord, que j'ai vérifiées].

Tâche :
1. Propose un planning sous forme de tableau : une ligne par personne, une colonne par jour, avec les horaires de début et de fin.
2. Sous le tableau, calcule pour chaque personne le total d'heures de la semaine et l'écart avec son contrat.
3. Liste chaque service où le besoin n'est pas couvert et chaque règle que tu n'as pas pu respecter.
Ne déduis aucune règle de droit que je ne t'ai pas donnée. Si une information manque, pose-moi la question.

À vérifier dans la réponse :

Le calcul du repos entre la fermeture du soir et la reprise du lendemain midi, personne par personne. C'est l'erreur la plus fréquente des plannings faits à la main comme à la machine.
Les totaux d'heures, à recalculer dans un tableur.
Les mineurs : en plus du repos de 12 heures, service-public signale que le travail entre 22 h et 6 h est interdit pour les 16-18 ans, sauf dérogations. Un apprenti de 17 ans ne fait pas la fermeture d'un samedi soir sans vérification préalable.

Les règles de repos à donner à l'assistant

Règle	Ce que dit service-public (fiche vérifiée le 20/09/2023)
Repos quotidien d'un adulte	Au moins 11 heures consécutives entre deux journées de travail
Dérogations	Possibles dans certains cas (activité à périodes de travail fractionnées dans la journée, surcroît d'activité, travaux urgents), sans descendre sous 9 heures consécutives, et selon une convention, un accord ou une autorisation
Jeunes de 16 à 18 ans	Au moins 12 heures consécutives ; travail interdit entre 22 h et 6 h, sauf dérogations
Moins de 16 ans	Au moins 14 heures consécutives ; travail interdit entre 20 h et 6 h, sauf dérogations

Les services coupés (midi et soir avec une coupure l'après-midi) relèvent des cas où des règles particulières peuvent s'appliquer : la convention collective nationale des hôtels, cafés, restaurants du 30 avril 1997 et les accords qui la complètent font foi. Ne laissez pas l'assistant les résumer de mémoire : copiez-lui les règles que vous avez lues dans le texte ou que votre fédération vous a confirmées.

Gérer une absence de dernière minute

Voici le planning de la semaine : [coller le tableau].
[Prénom] est absent [jour, service]. Propose deux solutions de remplacement parmi l'équipe, en respectant les règles de repos déjà indiquées et sans dépasser [x] heures dans la semaine pour la personne qui remplace.
Pour chaque solution, liste les changements à prévenir et rédige un message court et poli à envoyer à la personne concernée.

Ne donnez pas la raison de l'absence (maladie, motif familial) : elle n'est pas utile au calcul et relève de la vie privée du salarié.

Préparer le planning de la saison

Pour un restaurant saisonnier, le travail commence avant l'embauche : combien de personnes, sur quels créneaux, à partir de quelle date.

Notre saison va du [date] au [date]. Voici nos couverts moyens par jour de la semaine l'an dernier, période par période : [coller].
Avec un ratio de [x] couverts par serveur et par service et [x] couverts par cuisinier, estime le nombre de personnes nécessaires en salle et en cuisine, période par période.
Présente un tableau et signale les semaines où l'écart entre deux périodes est fort, pour que j'anticipe les contrats.

Le résultat sert à préparer vos annonces : la page annonce de recrutement saisonnier prend le relais.

Ce qui reste hors de l'assistant

Un planning contient des informations sur des personnes : horaires, contrats, indisponibilités. L'affiche de la CNIL sur l'IA générative recommande de ne pas divulguer d'informations privées et de supprimer les anciennes conversations quand c'est possible. Concrètement : des initiales plutôt que des noms complets, aucun motif d'absence, aucun salaire, et une conversation effacée une fois le planning recopié dans votre outil.

Le planning définitif est celui que vous affichez et communiquez à l'équipe, après vérification ; la version de l'assistant n'est qu'un brouillon.